จดหมายแสดงความขอบคุณ ต่างๆ เหล่านี้ มีหลักการเขียนที่เป็นทางการหลายประการ นักเรียนควรทำความเข้าใจเพื่อให้สามารถนำไปใช้ในโอกาสต่างๆ ได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม 

     จดหมายกิจธุระ คือ จดหมายที่ใช้ในการติดต่อเรื่องกิจการงาน มิใช่เรื่องส่วนตัว จัดทำในนามองค์กรใดองค์กรหนึ่ง จดหมายกิจธุระใช้รูปแบบเหมือนหนังสือราชการ และใช้ภาษาระดับทางการ จดหมายกิจธุระมี ๒ รูปแบบ คือ

๑. จดหมายกิจธุระเต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนที่เป็นทางการ เหมือนหนังสือราชการภายนอก แต่มีการดัดแปลงให้เหมาะสมกับหน่วยงานของตน และใช้ภาษาที่เป็นทางการ

๒. จดหมายกิจธุระไม่เต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนจดหมายกิจธุระส่วนตัว ใช้รูปแบบเหมือนจดหมายส่วนตัว สิ่งที่ต่างจากจดหมายส่วนตัว คือ วัตถุประสงค์และใช้ภาษากึ่งทางการหรือทางการ